POLITYKA PRYWATNOŚCI I KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
SCALA Sp. z o.o. – Ośrodek Scala Rowy oraz Ośrodek Scala Bukowina Tatrzańska
Data ostatniej aktualizacji: 19.08.2026 r.
Dbamy o prywatność naszych Gości. Poniżej wyjaśniamy, kto przetwarza Państwa dane osobowe, w jakim celu, jak długo je przechowujemy oraz jakie przysługują Państwu prawa. Dokument sporządzono zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
SCALA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Karolkowa 49, 01-203 Warszawa NIP: 5252362923 | REGON: 140549996 | KRS: 0000256642 Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS Kapitał zakładowy: 50 000,00 zł
Dane kontaktowe obiektów prowadzonych przez Administratora:
Ośrodek Scala Rowy ul. Nadmorska 6, 76-212 Rowy tel. 693 642 834, 59 814 18 03 e-mail: rowy@scala.net.pl
Ośrodek Scala Bukowina Tatrzańska ul. Wierch Buńdowy 12, 34-530 Bukowina Tatrzańska tel. 511 474 723
Strona internetowa: www.scala.net.pl
2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
E-mail: rowy@scala.net.pl Adres korespondencyjny: SCALA Sp. z o.o., ul. Karolkowa 49, 01-203 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Zakres danych |
|---|---|---|
| Dokonanie rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług hotelarskich (zakwaterowanie, wyżywienie, usługi dodatkowe) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy | imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail, dane pobytu, dane karty płatniczej (preautoryzacja) |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych, realizacja obowiązków podatkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (m.in. ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT) | dane identyfikacyjne i adresowe, NIP |
| Prowadzenie ewidencji pobytu, w tym rejestracja cudzoziemców oraz pobór i rozliczenie opłaty miejscowej / uzdrowiskowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (m.in. ustawa o cudzoziemcach, ustawa o podatkach i opłatach lokalnych) | imię, nazwisko, obywatelstwo, dane dokumentu tożsamości, daty pobytu |
| Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia – monitoring wizyjny części wspólnych obiektu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | wizerunek, data i godzina zarejestrowania |
| Rozpatrywanie reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes | dane podane w zgłoszeniu, dane dotyczące pobytu i płatności |
| Obsługa korespondencji, zapytań telefonicznych i formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (udzielenie odpowiedzi) | dane kontaktowe, treść wiadomości |
| Marketing bezpośredni usług własnych, w tym wysyłka newslettera i ofert specjalnych | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; w zakresie komunikacji elektronicznej także art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego | imię, adres e-mail, numer telefonu |
| Badanie satysfakcji Gości, ankiety poobytowe, program lojalnościowy | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO | dane kontaktowe, historia pobytów |
| Uwzględnienie szczególnych potrzeb Gościa (dieta, alergie pokarmowe, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami) | art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda | dane dotyczące zdrowia podane dobrowolnie przez Gościa |
4. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak:
- podanie danych niezbędnych do rezerwacji i realizacji pobytu jest warunkiem zawarcia umowy – bez nich nie jest możliwe świadczenie usługi hotelarskiej;
- podanie danych wymaganych przepisami prawa (m.in. dane do faktury, dane do ewidencji cudzoziemców, dane do opłaty miejscowej) jest obowiązkiem ustawowym;
- podanie danych w celach marketingowych oraz informacji o szczególnych potrzebach jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość skorzystania z usług Hotelu.
5. Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane osobowe nie są sprzedawane, udostępniane ani w żaden inny sposób przekazywane podmiotom trzecim w celach komercyjnych, marketingowych ani analitycznych.
Dane przetwarzane są wyłącznie przez Administratora oraz przez upoważnionych pracowników i współpracowników Hotelu, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych. Każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych posiada pisemne upoważnienie i jest zobowiązana do zachowania poufności.
Jedynym wyjątkiem jest udostępnienie danych organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (m.in. Policja, Straż Graniczna, organy podatkowe, sądy) – wyłącznie na ich uzasadnione żądanie i w zakresie wynikającym z przepisów.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
7. Okres przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane związane z umową i pobytem | przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat) |
| Dokumenty księgowe i podatkowe | 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Ewidencja cudzoziemców i dokumentacja opłaty miejscowej | przez okres wskazany w przepisach szczególnych |
| Nagrania z monitoringu wizyjnego | do 30 dni od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu – wówczas do prawomocnego zakończenia postępowania |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, newsletter, ankiety) | do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu |
| Dane karty płatniczej wykorzystane do gwarancji rezerwacji | do czasu rozliczenia pobytu, nie dłużej niż 7 dni po wymeldowaniu |
| Korespondencja i zapytania | przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, maksymalnie 12 miesięcy |
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: rowy@scala.net.pl lub pisemnie na adres: SCALA Sp. z o.o., ul. Karolkowa 49, 01-203 Warszawa. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa www.uodo.gov.pl
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającemu na Państwa sytuację. Administrator nie stosuje profilowania.
10. Monitoring wizyjny
Obiekt objęty jest monitoringiem wizyjnym w zakresie: wejście główne, recepcja, parking, teren wokół obiektu. Monitoring nie obejmuje pokoi gościnnych, łazienek, szatni ani pomieszczeń sanitarnych. Obszary objęte monitoringiem oznaczone są widocznymi piktogramami wraz z informacją o Administratorze. Nagrania nie są udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem organów uprawnionych na podstawie przepisów prawa.
11. Pliki cookies i dane gromadzone na stronie internetowej
Serwis www.scala.net.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) niezbędne do prawidłowego działania strony oraz systemu rezerwacji. Podstawą ich stosowania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu poprawnego funkcjonowania serwisu.
Serwis korzysta ponadto z usług firmy Google LLC:
- Google Maps – w celu wyświetlenia mapy i podglądu okolicy na stronie. Usługa ta może zapisywać pliki cookies oraz przesyłać dane (np. adres IP) do Google w celu prawidłowego wyświetlenia mapy.
- Google Analytics – narzędzie analityczne wykorzystywane do zbierania statystyk odwiedzin i analizy ruchu na stronie (m.in. liczba odwiedzin, źródło ruchu, zachowanie użytkowników na stronie).
Korzystanie z powyższych narzędzi wiąże się z zapisywaniem plików cookies analitycznych i/lub funkcjonalnych pochodzących od podmiotu trzeciego (Google LLC) oraz może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Podstawą stosowania tych cookies jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażana poprzez ustawienia w banerze cookies przy pierwszej wizycie na stronie. Zgodę można w każdej chwili wycofać.
Ustawienia dotyczące plików cookies mogą Państwo w każdej chwili zmienić w swojej przeglądarce internetowej lub w ustawieniach banera cookies, przy czym ich zablokowanie może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu (np. brak wyświetlania mapy lub statystyk).
Administrator gromadzi również dane w logach serwera (zahashowany adres IP, data i godzina zapytania) wyłącznie w celach technicznych i statystycznych.
Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google można znaleźć w polityce prywatności Google: www.google.com/policies/privacy/partners/
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności: kontrolę dostępu do systemów i dokumentacji papierowej, szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), regularne kopie zapasowe, upoważnienia do przetwarzania danych oraz szkolenia personelu.
13. Zmiany Polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna w recepcji Hotelu oraz na stronie www.scala.net.pl.